Etelä-Espoon Pallo ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä: [09.07.2020]

1. Rekisterinpitäjä

Etelä-Espoon Pallo ry, 1473459-0, Matinkartanontie 6 H, 02230 Espoo

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Laura Junttila
laura.junttila@etelaespoonpallo.fi

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten osalta Etelä-Espoon Pallo ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta, jäsenmaksujen hallinta sekä kurinpidolliset toimet
• harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (ml. joukkueenjohtaja, valmentaja, tiedottaja, rahastonhoitaja) osalta Etelä-Espoon Pallo ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Etelä-Espoon Pallo ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Etelä-Espoon Pallo ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• alaikäisen jäsenen osalta tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
• alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• valokuva
• tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
• muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

• yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• laskuihin liittyvät tiedot
• valokuva
• tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

• nimi
• titteli
• yritys
• postiosoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• valokuva

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Etelä-Espoon Pallo ry:lle.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Palloliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Pelipassi) rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Palloliiton ylläpitämässä Pelipaikka-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://www.palloliitto.fi/tietosuoja/

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Taikala Oy, myClub-palvelu) sähköistä jäsenpalvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, laskutusta, tapahtumailmoittautumisia, läsnäoloseurantaa ja jäsenviestintää.

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa ja se on suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.
Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.

myClub-palvelun (www.myclub.fi) tiedot on tallennettu tietokantapalvelimelle, jonne pääsy vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä tietokantapalvelimen osoitteen. myClub-palvelun sisältämät tiedot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tallennetut tiedot varmennettu 2 kertaisella tietokantavarmennuksella, joka on vahvasti salattu.
myClub-palveluun sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Käyttäjätunnus ja salasana on vahvasti salattu ja vain rekisteröidyn henkilön omassa tiedossa. Kaikki tietoliikenne järjestelmässä on SSL-suojattu.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.